Erlend samler ofte kunder rundt en whiteboard og ber dem tegne opp alle systemene de bruker i løpet av en arbeidsdag. Deretter ber han dem tegne streker mellom systemene som faktisk snakker med hverandre automatisk. Resultatet er nær sagt alltid et bilde av mange bokser og veldig få streker.
Fire steder integrasjonshull vanligvis oppstår
Mellom nettside og CRM, der leads må tastes inn manuelt fordi skjemaet ikke er koblet til noe. Mellom økonomisystem og lager, der lagertall og fakturagrunnlag lever sine egne liv. Mellom support og produktutvikling, der tilbakemeldinger fra kunder aldri finner veien til de som bygger produktet. Og mellom HR-systemet og alt annet, der en ny ansatt må opprettes manuelt i seks til ti forskjellige verktøy.
Hva det faktisk koster å la det stå
Kostnaden er sjelden synlig i et regnskap, så den blir sjelden prioritert. Men den er der: timer som går til manuell dobbeltregistrering, feil som oppstår når noen skriver av tall fra et system til et annet, og beslutninger som tas på utdatert informasjon fordi ingen orket å sjekke tre systemer først.
Erlend regner ofte på dette sammen med kundene sine, og tallet som kommer ut er nesten alltid høyere enn de forventet, gjerne flere årsverk i året spredt over en håndfull avdelinger.
Hvorfor det ikke krever å bytte ut alt
Den gode nyheten er at løsningen sjelden er å kaste ut eksisterende systemer. De fleste moderne systemer har åpne grensesnitt (API-er) som lar dem snakke sammen, hvis noen bygger og vedlikeholder koblingen. En integrasjonsplattform eller noen skreddersydde koblinger kan lukke de største hullene uten å røre selve systemene.
Sånn starter man
1. Tegn kartet, akkurat som på whiteboarden: alle systemer, alle streker, eller mangel på dem. 2. Rangér hullene etter hvor mye tid eller risiko de faktisk koster. 3. Lukk det største hullet først, og mål effekten før du går videre til det neste.
Det er ikke et stort, skummelt IT-prosjekt. Det er en serie små, målbare forbedringer, og hver eneste én av dem gir tid tilbake til folk som ellers hadde brukt den på å flytte data manuelt mellom bokser på en whiteboard.
Ta kontakt med Erlend for å tegne kartet over dine egne systemer, og finne ut hvor de største hullene faktisk er.